Heute: Leute, den man in der heutigen Zeit wirklich noch die “basic,basic,basic”… – Funktionen von Excel erklären muss!

Sachen gibt es… es stockte mir der Atem!

Es gibt in MS Excel eine Funktion, die wirklich jeder kennen sollte…
… vor allem, wenn man noch gar nicht soooo alt ist.

Also, Knasttür auf und folgende Personengruppe hinein:

• “Ich kenne nicht die grundlegenste, nützlichste Excel-Funktion, die es überhaupt gibt.”-User
  (uiuiui!)

Neulich im Vertrieb:

Mitarbeiter: “Du, gibt es eigentlich auch eine Möglichkeit eine Formel in einer Excelliste für alle Zellen zu machen?”
Ich: “Hä?”
Mitarbeiter: “Nunja, ich tippe die gleiche Formel immer in die nächste Zeilenzelle und ändere den Zellenbezug.”
Ich: “WOS!? *entsetzt* Zeig mal deine Excel.”

*wir gehen also zum Mitarbeiterplatz um sein Problem genauer zu analysieren. Mitarbieter zeigt mir, wie schön er in jede Zelle fein säuberlich die Formel per Hand einträgt und den Zellenbezug auf die Zeile abändert. Anschließend sagt er:

“Geht das auch schneller?!”
Ich: “*klatsch!* Jupp, zieh einfach die Zelle an dem Kreutz da runter…”

Mitarbeiter: “Och, so einfach ist das?”
Ich: “Jo, wie alt warst du gleich noch?”

PS: Es wäre sogar schneller gewesen “copy&paste” zu nutzen als DIE Lösung des Mitarbeiters :-) Sorry, wenn es nicht so verständlich geschrieben ist, was das PRoblem war, aber ich kann so ein abartig schweres Problem nicht anders schlidern

Komischerweise konnten ein paar Leute bei der Arbeit seit Anfang Januar 2010 keine E-Mailanhänge mit einer Excel-Datei öffnen. Es kam immer die Meldung, dass die Datei nicht gefunden werden konnte. Excel startete somit sauber, aber ohne die Datei zu öffnen. Auch Excel-Files aus dem Netzlaufwerk oder lokal liegende Dateien konnten mit einem Doppelklick nicht direkt geöffnet werden. Die Funktion über “Datei öffnen” im Excel funktionierte aber noch.

Zuerst habe ich an ein Jahr2010-Bug gedacht… so nach dem ganzen EC-Karten Problemen… wurde aber beim Googlen enttäuscht . Das Problem ist nen Alter Hut. Schade, dachte ich hätte was Außergewöhnliches *g*….

Hier die Lösung:

Excel 97-2003:

Öffnet einfach in Excel 2003 das Menü “Extras/Optionen” und klickt auf den Register “Allgemein”.
Entfernt dort das Häkchen bei der Option “Andere Anwendungen ignorieren”.

 

Excel 2007:

In Excel 2007 ist der Haken woanders zu finden:
Klickt auf den Office-Button oben links und unten auf “Excel-Optionen”. Nun zur Rubrik “Erweitert” im linken Navifeld wechseln und im rechten Fensterteil ganz herunter scrollen. Im Bereich “Allgemein” findet ihr nun die Option “Andere Anwendungen ignorieren, die Dynamischen Datenaustausch (Dynamic Data Exchange, DDE) verwenden”.

… fertig (in 99% aller Fälle).

… dennoch habe ich keine Ahnung, warum denn so viele Leute davon betroffen waren, obwohl jegliche DAU’s mir versicherten an den Einstellungen nichts verstellt zu haben… wers glaubt .

Es war mal wieder an der Zeit, sich ein wenig die Arbeit beim Einrichten/Warten neuer Clients in Firmen-Domäne zu erleichtern.

Hintergrund:

Da wir immer noch Clients nach Bedarf kaufen und kaum Open Value Office/Windows Lizenzen benutzen… bitte nicht lachen… ist es üblich, dass wir eine Office Lizenz dazukaufen. Da es kein Office 2003 mehr gibt, kaufen wir im Moment Office 2007 als MLK-Version. Somit ist es natürlich kaum möglich gut gesteuert diese Software zu verteilen und einfach voreingerichtet zu verteilen, das kleine Workaround soll da helfen.
Der zweite Grund für die Maßnahme, die ich gleich erläutere ist, dass einige User meinen, ihren Vorlagenordner oder Standard-Speicherordner auf die lokale Festplatte zurückzuschieben… Nachteil: Bei Festplattencrash war’s das mit den schönen Daten, da die Clients selbst nicht gesichter werden.

Vorwort:

In dem kleinen HowTo beschreibe ich, wie man schnell und einfach per Logonscript den Vorlagenordner und den Standard-Speicherort-Ordner per Regedit und Batch immer wieder aufs neue abändert. Auch wenn der User den Pfad ändert, so ist doch beim Nächsten Login der Pfad wieder der genormte Firmenpfad … irgendwann geben se das dann mit dem abändern auf .

HowTo

Was muss getan werden:

1. eine reg-Import-Datei schreiben
2. eine Batch schreiben
3. Logonscript anpassen

Wie sehen die Batches aus und die passende Erklärung dazu:

1. Die reg-Importdatei ist ziemlich einfach aufgebaut. Sie beinhaltet den allgemeinen Reg-Syntax, z.B. wo der Key liegt und welchen Wert dieser bekommen soll. Wichtig ist, dass ein Backslash doppelt vorhanden sein muss (z.B. Z:\\Ordner\\Unterordner). Die *.reg – Datei benutze ich zum Ändern des Keys für Arbeitsgruppenvorlagen und Uservorlagen. Da der Ordner mit den globalen Vorlagen für alle identisch ist, kann ich das bequem über eine *.reg-Datei erledigen. Schwieriger wird es, wenn für jeden User ein individueller Pfad hinterlegt werden soll. Dazu aber mehr bei Punkt 2. Hier erstmal der reg-Import für Office 2003 und Office 2007.

Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Common\General]
"SharedTemplates"="Z:\\Alle\\Vorlagen\\"
"UserTemplates"="Z:\\Alle\\Vorlagen\\"

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Common\General]
"SharedTemplates"="Z:\\Alle\\Vorlagen\\"
"UserTemplates"="Z:\\Alle\\Vorlagen\\"   

2. Die Batchdatei ist in meinem Falle nötig gewesen, da ich per Logonscript individuelle Standard-Speicherorte für jeden einzelnen User anlegen wollte. Jeder User hat auf unserem Netzlaufwerk einen eigenen Ordner mit entsprechenden Zugriffsrechten. Somit variiert der Wert für einen regkey. Da ich den Usernamen über die Variable “%username%” beim Logonscript habe, aber nicht als Variable einfach an einen *.reg-Datei übergeben kann, habe ich folgende Lösung gewählt, wieder für Office 2003 und Office 2007 gültig. Sollten keine indiviuellen Ordner angesteuert werden, macht es mehr Sinn diese Regkeys und deren Werte direkt in der aus Punkt 1 genannten reg-Import-Datei unterzubringen.

@echo Registry Updaten
@echo Setzte den Globalen Vorlagen-Ordner fuer Office
:: Öffne die in Punkt 1 angelegte *.reg-Datei und importiere diese ohne Eingabeaufforderung
regedit /s \\server\global\logon\Regs\global_office_templates.reg


@echo Setzte den Standard Speicherort fuer Office 2003,2007
@echo off
reg add "HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Word\Options" /v "DOC-PATH" /t REG_SZ /d "Z:\%username%\word" /f      >NUL
reg add "HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Excel\Options" /v "DefaultPath" /t REG_SZ /d "Z:\%username%\excel" /f >NUL
reg add "HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Word\Options" /v "DOC-PATH" /t REG_SZ /d "Z:\%username%\word" /f      >NUL
reg add "HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Excel\Options" /v "DefaultPath" /t REG_SZ /d "Z:\%username%\excel" /f >NUL      

3. Das Logonscript habe ich nun nur noch so angepasst, dass die entsprechenden neuen Dateien korrekt aufgerufen werden.

:: Registry-Updates
:: Öffnet die Batchdatei aus Punkt 2
call regchange.cmd
  

Fazit:

Ein einfacher Weg, der mich 45 min Einrichtung gekostet hat. Sicherlich ist das alles mit einer GPO auch machbar. Allerdings ist unser AD recht schlecht aufgebaut worden und es ist schwierig dort gezielt Gruppen eine Richtlinie zuzuordnen. Das Umändern des ActiveDirectories ist bei mir schon länger auf einem “gelben Zettel” vermerkt. Allerdings scheue ich mich ein wenig vor dem Aufwand. Stichwort “gewachsene Struktur”… in solcher einer Situation zieht immernoch der Spruch “never touch a running system” bei mir .

Es ist manchmal nötig, dass man ein globales Verzeichnis bei vielen Clients nutzt, wo die allgemeinen Vorlagen für Briefe, Präsentationen usw. enthalten sind. Unter Word 2003 war das recht einfach unter Optionen/Extras zu erreichen. Bei Word 2007 ist das ein wenig versteckter.

Hier ein Screenshot, wo ihr den versteckten Menüpunkt findet.
In die Wordoption gelangt ihr, indem ihr oben links auf das Office Logo klickt und unten in dem sich öffnenden Menü auf Word-Optionen klickt.

Hinweis:

Wenn Änderungen bezüglich dem Vorlagenordner in Word 2007 gemacht werden, betrifft das auch automatisch Excel und Powerpoint.

TelefonCall:
Anderes Ende: “Tobias, kannst du mir mal was zeigen in diesem neuen Programm was ich hier habe?”
Ich: “Welches neue Programm, meinst du NAVISION?”
Anderse Ende: “Nein, dieses komisch Programm hier…”
Ich: “Welches Programm? (leicht angenervt)… Warte ich komm mal vorbei…”

Ich schluder übern Flur und überlege, was ich für neue Software bei der Person installiert habe. Aber mir fällt nix ein.
Dort angekommen frage ich: “Welches Programm denn?”

Person öffnet Excel 2003… “Das hier!”
Meine Reaktion: “Oh, ok, DAS ganz neue Programm (ironisch!), welches du schon seit mind. 10 Jahren an diesem Arbeitsplatz benutzt…”

ENDE

 PS: Irre, oder?

Bei der Vorbereitung der Migration unserer Stammdaten aus unserem alten Warenwirtschaftssystem in das Neue musste ich eine Excel-Tabelle mit ca. 100.000 Einträgen auf doppelte Einträge checken und entfernen.

… da ich keine Lust hatte dafür extra ein Programm zu schreiben, welches die Daten einliest und auf Dublikate checkt, oder aber, das jemand per Hand die Datei durcheiert, habe ich in der Microsoft-Hilfe doch wirklich mal einen guten Tipp gefunden, den man für mein Vorhaben, nämlich das entfernen doppelter Zeileninhalte, gebrauchen kann.

Das Zauberwort heißt Spezialfilter:

Vorgehensweise:

1. Einfach die Spalte markieren, welche die Dublikate enthält
2. Anschließend im Menü “Daten/Filter/Spezialfilter” auswählen
3. Bei Aktion “An eine andere Stelle kopieren” wählen
4. Listenbereich: $SPALTE(A-X):$SPALTE(A-X)
5. kopieren nach: $SPALTE(B-X):$SPALTE(B-X)
6. und zuletzt der wichtigste Punkt: keine Duplikate auswählen

einfach, oder?
Schon hat man die gewünschten Daten… klasse!
Und viel schneller als ein eigenes Skript!